Tóm tắt sách – The McKinsey Way – Cách thức giải quyết vấn đề trong Kinh doanh.

Lâu lâu mới tiếp tục viết WordPress, hôm nay mình sẽ xin phép dịch – tóm tắt một cuốn sách rất hay mà mình đang đọc. “The McKinsey Way” của Ethan M. Rasiel – về những kinh nghiệm và kĩ thuật đến từ Công ty tư vấn chiến lược McKINSEY – cho bạn và công ty của bạn.

Link tải cuốn sách đặt ở cuối bài viết, for anyone want to enjoy its original version 😉

Ở bài viết đầu tiên này mình xin phép được dịch phần đầu của quyển sách,

  1. Đôi nét về McKinsey.
  2. Khởi đầu tiếp cận vấn đề Kinh doanh

Các phân tích kĩ thuật và case thực tế, xin phép sẽ ở bài sau mình sẽ viết.

download

 

ABOUT MCKINSEY & CO

Vì sao mình chọn cuốn sách viết về McKinsey để giới thiệu cách thức giải quyết vấn đề trong kinh doanh? Dành cho một số bạn còn xa lạ với cái tên này, xin được tóm tắt vài dòng như sau:

Công ty “McKinsey & Company” ( viết tắt : McKinsey ) thành lập năm 1923, McKinsey trở thành công ty tư vấn chiến lược thành công nhất thời giới với 75 văn phòng và 4500 chuyên gia đến thời điểm 2011. McKinsey tư vấn cho hầu hết các công ty thuộc Top100 Fortune (do tạp chí danh tiếng Fortune bầu chọn hàng năm) cũng như tư vấn cho rất nhiều chính quyền các Bang (Hoa Kì) và các Chính quyền các nước đang phát triển. Tại Việt Nam, McKinsey đứng đằng sau chiến lược của rất nhiều Ngân Hàng Thương Mại, các tập đoàn và tổ chức lớn. McKinsey là một thương hiệu rất mạnh trong “chu trình” kinh doanh toàn cầu hiện tại.

Nhiều nhân sự cấp cao từ McKinsey sau khi ra khỏi Công ty đều trở thành Lãnh đạo các tập đoàn lớn như American Express, Conferdaration of British Industries… Tại Việt Nam, Mckinsey-ite cũng trở thành những nhân sự cao nhất các tập đoàn như FPT, VNG, Vinamilk, Masan,Vingroup, VNPGroup, FLC… và công ty đa quốc gia khác. 

mckinsey_company_hong_kong_o030611_4
Để duy trì vị trí và chất lượng của mình, quá trình tuyển chọn nhân sự của McKinsey rất ngặt nghèo, đa số đến từ các trường kinh doanh hàng đầu thế giới.  – Mức lương khởi điểm cho nhân viên từ ~$1000 (-> ~$5000 tuỳ quốc gia), tiêu chuẩn làm việc tuyệt vời. Bù lại, bạn sẽ phải làm việc xa nhà liên tục từ vài tuần – vài tháng, 12-18h/ngày và đòi hỏi chất lượng công việc luôn ở mức cao nhất. Nếu như đáp ứng các tiêu chuẩn của McKinsey, quá trình thăng tiến sẽ rất nhanh, mức lương có thể tăng đến 500% chỉ sau 2-3 năm. Tại văn phòng McKinsey Việt Nam, mới chỉ có duy nhất 1 sinh viên Việt Nam từ FTU HN được nhận làm việc sau khi ra trường – số còn lại là Du học sinh hoặc những người có kinh nghiệm.

Giống như các tổ chức lớn khác, Công ty có một nền tẳng văn hoá mạnh mẽ dựa trên chia sẻ giá trị và kinh nghiệm. Tất cả nhân viên được trải qua quá trình đào tạo liên tục nghiêm túc và khắc nhiệt, tất cả mạng lưới hỗ trợ, quy trình và tiêu chuẩn được đưa ra ở chất lượng cao nhất, đôi lúc khiến Công ty trở nên cứng nhắc như một vài bài báo miêu tả. Mặc dù vậy, McKinsey được tạo nên bằng những mối liên kết lâu đời, phức tạp và mạnh mẽ, cuốn sách này cung cấp một phần nhỏ trong mạng lưới đó, nơi mà MCkinsey- được coi như một thực thể sống động – cũng như những nhân viên của họ.


MCKINSEY WAY – KHỞI ĐẦU TIẾP CẬN GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ KINH DOANH

McKinsey tồn tại để giải quyết các vấn đề của doanh nghiệp và kinh doanh. Bất cứ ai thành công ở McKinsey đều “yêu” giải quyết vấn đề. Trích dẫn nguyên văn câu nỏi của 1 Engagement Maneger: 
Problem solving isn’t a thing you do at McKinsey; it’s what you do at McKinsey. It’s almost as though you approached everything looking for ways it could be better, whatever it was. A part of you is always asking, “Why is something done this way? Is this the best way it can be done?” You have to be fundamentally skeptical about everything.


 

Trong phần này, cuốn sách sẽ miêu tả cách thức McKinsey “suy nghĩ – tiếp cận” vấn đề của kinh doanh; làm rõ thế nào là “Fact-based, structured, and hypothesis-driven”. Nó sẽ diễn tả cách chúng ta tìm hiểu và đưa ra một vài lựa chon trước khi bắt tay vào giải quyết nó.

CÁC NGUYÊN TẮC CHUNG
Tại McKinsey, quy trình giải quyết vấn đề có 3 thành phần chính. Trong lần đầu tiên thảo luận với Đối tác về vấn đề của họ, McKinsey hiểu rằng giải pháp của họ dựa trên:

  • Dựa trên thực tế ( fact-based)
  •  Cấu trúc vững chắc (rigidly structured)
  • Giả thiết chủ động (hypothesis-driven) (*chỗ này mình chưa tìm ra từ thích hợp, vui lòng đọc tiếp để hiểu) 

DỰA TRÊN THỰC TẾ – FACT BASED
Mọi quy trình tại McKinsey luôn bắt đầu bằng việc đào bới các thông tin, sự thật,
và thực tế đang diễn ra tại Đối tác/Khách hàng.


 

Có 2 lý do khiến Thực tế luôn rất quan trọng tại McKinsey:

Thứ nhất: Thực tế bổ xung cho sự thiếu hụt “bản năng dũng cảm” của chính nhân viên McKinsey trong quá trình giải quyết những vấn đề rất phức tạp của Doanh nghiệp. Một số Nhân viên McKinsey có rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm – trong rất nhiều mảng, nhưng ngay cả thế, họ vẫn còn biết chưa đủ để dũng cảm đưa ra những quyết định sớm Thay vì đưa ra giải pháp từ những phút đầu tiên dựa vào kinh nghiệm bản thân, McKinsey bắt đầu với thu thập càng nhiều dữ kiện, sự việc và thực tế – một cách logic và hệ thống để dần dần lấp những lỗ hổng còn thiếu trong mình.

Thứ hai, Thực tế nối liền những khoảng cách xa nhất:
Tưởng tượng bạn là một Nhân viên trẻ tại Mckinsey – bạn có thể có 3 năm kinh nghiệm từ một công ty lớn trong nước, có tấm bằng MBA từ một trường kinh doanh danh giá – nhưng trên thực tế, khi đứng trước những vị giám đốc già dặn kinh nghiệm nhất một khách hàng Top50 Fortune, họ nhìn thấy bạn mới chỉ là một cô gái 27 tuổi thiếu kinh nghiệm, và họ không muốn dành thời gian cho những lập luận mới mẻ từ bạn. Không hề có một phép màu nào, trừ khi bạn-27 tuổi đang đứng trên một khối lượng khủng lồ dữ liệu – sự kiện và thực tế mà bạn đã thu thập được – back her up. Thực tế nối liền khoảng cách về kinh nghiệm và tuổi tác, khi bạn nắm được sự mạnh của nó, khoảng cách sẽ biến mất.

Bất chấp sức mạnh của thực tế  (the facts), rất nhiều người lẩn tránh chúng. Có thể chúng ta sợ giây phút mà chúng ta nhìn trực diện và gần hơn vào sự thật, chúng ta có thể không thích những gì chúng ta nhìn thấy, hoặc ta nghĩ có thể khi chúng ta không quan tâm tới chúng, chúng có thể biến mất (tất nhiên, chúng vẫn ở đó).
Không chỉ trong kinh doanh mà cả trong cuộc sống, bạn đừng sợ Sự thật. Tổn thương vì nó, sử dụng nó, nhưng đừng sợ!.

 


CẤU TRÚC VỮNG VÀNG – NGUYÊN TẮC MECE
Để cấu trúc lại tư duy của bạn khi đứng trước vấn đề – nói chung; suy nghĩ của bạn phải đầy đủ đồng thời
tránh những vòng lặp và sự lộn xộn.


 

MECE ( pronounced me-see) viết tắt cho “Mutually exclusive, collectively exhaustive” là một tính từ rất phổ biến tại McKinsey, hầu hết các tài liệu ( bao gồm cả các bản nháp, note), các bài thuyết trình, email, thậm chí voice mail đều được định hình theo quy tắc MECE.
MECE cấu trung tư duy của bạn tối đa hoá sự rõ ràng và đầy đủ. Giả thiết bạn đang bắt tay vào tìm kiếm các issues liên quan đến vấn đề chính, hãy thử áp dụng MECE đơn giản như sau:
– Khi bạn nghĩ bạn đã xác định được đầy đủ các vấn đề, hãy tập trung quan sát thật kĩ chúng; nếu tất cả các issues đạt được sự “riêng rẽ” (separate and distinct) thì chúng đã thoả mãn ME “mutually exclusive”. – tạm gọi là “không trùng lặp”
– Tiếp theo, nếu tất cả các khía cạnh của vấn đề chính đã được liệt kê dưới một (và chỉ một) issue, bao gồm đầy đủ toàn bộ các vấn đề liên quan thì chúng đã thoả mãn CE (collectively exhausive). – tạm gọi là “đầy đủ”
Ghép lại thành MECE (Mutually exclusive – collectively exhausive)

MECE

Ví dụ mình hoạ. Khi bạn tiếp cận một bài toán, team của bạn đang tư vấn cho một công ty sản xuất phụ tùng xe máy, vấn đề bạn đối mặt là “Làm thế nào để gia tăng lợi nhuận từ bán phụ tùng”. Team của bạn đưa ra được danh sách 3 giải pháp chính ở level 1 như sau:

1. Thay đổi cách thức phân phối phụ tùng đến các đại lý
2. Cải thiện cách tiếp thị sản phẩm tới người tiêu dùng
3. Giảm giá thành của phụ tùng

Danh sách dừng ở mức cơ bản, team của bạn cần thiết phải đưa ra các định hướng chi tiết hơn, quan trọng là chúng phải đảm bảo MECE:
– Giả sử lúc đó, bạn đưa ra một giải pháp là “Cải tiến lại quy trình sản xuất phụ tùng”, well, nó có vẻ khá chính xác nhưng team của bạn sẽ đặt nó vào đâu?. Câu trả lời tuân thủ theo quy tắc ME (mutually exclusive) là bạn không thể coi nó như một giải pháp chính – level 1 – mà sẽ đặt giải pháp này ở level 2 – nằm dưới ý “Giảm giá thành phụ tùng”.
– Tương tự bạn cũng phải đặt các giải pháp “cải thiện hệ thống hàng tồn kho” hay “nâng cao hệ thống giao vận” dưới giải pháp chính thứ 3 “giảm giá thành phụ tùng”. Việc đưa các ý trên lên level 1 – đồng cấp với ba giải pháp trên sẽ khiến dàn ý của bạn trở nên trùng lặp và không thoả mãn MECE. ( ME Mutually Exclusive)
Việc xây dựng các ý tưởng trùng lặp khiến người tiếp nhận thông tin trở nên khó tiếp thu, điều này đúng trong mọi trường hợp nói, viết, trình bày.

Khi bạn đã có một dàn ý mà tất cả các thành phần đều thoả mãn “riêng biệt và không trùng lặp”, bạn phản kiểm tra các ý trên đã bao gồm đầy đủ toàn bộ vấn đề liên quan hay chưa.? (CE Collectively Exhausive) Quay trở lại ví dụ trên, giả sử một người đồng nghiệp của bạn trình bày giải pháp “Nâng cao chất lượng phụ tùng qua việc cải tiến quy trình sản xuất” – bạn sẽ phải đặt support idea này ở level 2, dưới giải pháp chính số 2 “Cải thiện cách thức tiếp thị sản phẩm tới người tiêu dùng”.

Khi đó chúng ta sẽ có 1 dàn ý:
1. Thay đổi cách thức phân phối phụ tùng đến các đại lý
2. Cải thiện cách tiếp thị sản phẩm tới người tiêu dùng
    – 2.1 Nâng cao chất lượng qua việc cải tiến quy trình sản xuất
3. Giảm giá thành của phụ tùng
    – 3.1 Giảm giá thành qua việc cải tiến quy trình sản xuất

Trong quá trình làm việc, có thể sẽ có rất nhiều issues được tìm ra, tuy nhiên không liên quan trực tiếp đến vấn đề. Cách tốt nhất là đặt toàn bộ các issues nhỏ đó vào một mục “Other Issues”. Một list các giải pháp liên quan đến vấn đề chính thường có tối đa 5 gạch đầu dòng lớn  ( of course, 3 main issues là tốt nhất)

mess-vs-mece-medium

Quy tắc MECE giúp triển khai ý tưởng và công việc một cách logic và ngắn gọn. Hãy cố gắng, trong mọi trường hợp nói – viết – trình bày, áp dụng quy tắc MECE một cách triệt để sẽ giúp cải thiện khả năng của bạn rất nhanh.


 

GIẢ THUYẾT KHỞI ĐẦU – CÁCH THỨC RÚT NGẮN CHẶNG ĐƯỜNG
GIải quyết một vấn đề phức tạp là một chặng đường rất dài. Giả thuyết khởi đầu (initial hypothesis)
chính là kim chỉ nam của bạn.


 

Giả thuyết khởi đầu – initial hypothesis ( từ đây viết tắt là IH ) là thành phần thứ 3 của bất cứ quy trình nào tại McKinsey. Để dễ hiểu hơn, tôi xin phép chia nội dung của phần này thành 3 mục chính:

  •  – Định nghĩa IH (Defining)
  •  – Xây dựng IH (Generating)
  •  – Thử nghiệm IH (Testing)

Định nghĩa giả thuyết khởi đầu – Defining the initial hypothesis

Có thể hiểu IH ( giả thuyết khởi đầu ) chính là việc “chỉ ra lời giải của vấn đề trước khi bắt đầu”, IH khá khó để giải thích, vậy chúng ta hãy bắt đầu với Ví dụ như sau:
“Bài toán: Bạn cần phải đến một nhà hàng mà bạn không biết trước địa chỉ trong thành phố!”
Tình hình: Bạn đã biết là từ đường Nguyễn Trãi – bạn phải rẽ trái ở ngã tư thứ 2 và đi tiếp 200m để đến nhà hàng. Bạn biết cách để đến đường Nguyễn Trãi từ vị trí bạn đang đứng. – bạn sẽ đi theo định hướng như vậy”. Xin chúc mừng, bạn đã có một IH -Giả thuyết đầu tiên.

download (1)

Thực tế ở McKinsey phức tạp hơn nhiều tìm một Nhà hàng ở HN, tuy nhiên cách thức tương tự. Khi đã có một IH – việc bạn cần làm là đi theo “tấm bản đồ IH” cho đến khi giải quyết xong vấn đề. Nếu IH của bạn chính xác 100% – công việc của bạn chỉ là tìm kiếm số liệu để lấp đầy những khoảng trống trước khi tới kết quả. 
Nếu không may IH đầu tiên của bạn không chính xác, bạn sẽ tiếp tục thử nghiệm có đủ hơn thông tin để có được một IH tiếp theo chính xác hơn. Nói cách khác – IH là một quy trình cơ bản và đầu tiên bạn xây dựng để làm theo trước khi giải quyết business problems.

Xây dựng giả thiết khởi đầu – IH

IH là sự kết hợp có tổ chức của các thông tin thực tế. Chính vì vậy, việc đầu tiên phải làm là ngồi xuống và tìm hiểu tổng quan về vấn đề đang đối mặt. Đừng vội đào sâu hay tìm kiếm data – hãy đọc những tài liệu căn bản về ngành, phỏng vấn người cần thiết để có được cái nhìn cơ bản: đâu là những khúc mắc, đâu là issues cơ bản… Việc tìm hiểu này rất cần thiết, và cũng không hề tốn thời gian, sẽ giúp bạn có overview về ngành và công ty.

Tiếp theo, bạn hãy tìm cách chia nhỏ các vấn đề ra để giải quyết, sơ đồ hình cây – nhánh lúc này là một phương tiện rất hữu ích. Có thể nhìn ví dụ sau để hiểu cách thức chia nhỏ vấn đề:

the_mckinsey_way 2
Tree of Issues

 

Ở bước này, cố gắng đưa ra các giải pháp “actionable” – có thể thực hiện được. Ví dụ: khi ta nhận thấy việc bán phụ tùng kém hơn khi thời tiết xấu, tuy nhiên không thể đưa ra giải pháp “Cầu nguyện thời tiết đẹp” vào làm 1 issue chúng “unactionable”. Hãy đưa ra giải pháp “Giảm sự ảnh hưởng của thời tiết đến việc kinh doanh” – “actionable”.
Cố gắng chia nhỏ các vấn đề bằng cách xây dựng các issue ở level 2- level 3. Quá trình đòi hỏi nguyên tắc MECE luôn được tôn trọng và áp dụng.

Vào cuối của bước này, ta có một Issue Tree, hay còn gọi là Initial Hypothesis – tấm bản đồ định hướng đầu tiên việc giải quyết vấn đề của bạn. Đây là bước khá đơn giản, mọi thứ sẽ phức tạp hơn khi bạn đào sâu vào từng issue và thử nghiệm IH.

Thử nghiệm IH – Testing the initial hypothesis

Quá trình thử nghiệm IH sẽ thực sự khó khăn. Thay vì tự bảo vệ bản thân mình, bạn phải luôn tỏ ra nghi ngờ khi xem xét IH: đây đã là phiên bản IH tốt nhất bạn làm hay chưa? Nó có đúng với thực tế ngành và công ty? Nó đã đầy đủ hết mọi vấn đề? Có còn lỗi trùng lặp nào nữa không? Các giải pháp của bạn là “actionable” – thực hiện được hay không?…

Hypothesis tree

 

Theo kinh nghiệm của Mckinsey – một nhóm luôn đạt được kết quả IH tốt hơn một cá nhân! Lý do vì hầu hết chúng ta luôn có xu hướng bao biện hoặc giới hạn suy nghĩ của cá nhân mình, và một team từ 3-4 người sẽ khắc phục điều đó.

Team của bạn sẽ có rất rất nhiều giải pháp khác nhau, hầu hết chúng có thể không sử dụng được. :)). Thay vì tranh luận gay gắt đúng sai – tập cách tiếp cận vấn đề từ cách của nó: hãy hỏi “nếu chúng ta thay đổi điều này thì sao? Nếu chúng ta thêm 1 ý nữa thì sao? Hãy thử nhìn từ điểm này?… Mọi thứ sẽ vui vè và tập trung hơn là tranh luận trực tiếp. Một leader tốt sẽ biết cách tổ chức nhóm của mình làm việc hiệu quả và đi đến một IH chính xác nhất.

create-testing-hypothesis


TỔNG KẾT:
Kết thúc chương 1 của quyến sách, mình muốn tóm lại ở 2 ý chính:
1 – Các nguyên tắc cần nhớ:
– Dựa vào thực tế – Fact based
– Cấu trúc vững chắc – MECE
– Có thể thực hiện – Actionable
– Nhóm luôn tốt hơn – Team is better

2. – Các bước để bắt đầu giải quyết vấn đề
– Tìm hiểu tổng quan – Quick overview
– Xây dựng IH
– Thử nghiệm IH

Phần tiếp theo của cuốn sách, mình sẽ tóm tắt vào tuần sau.

Mạnh Tuấn.

Tải bản PFD – The Mckinsey way

 

 

Advertisements

Một suy nghĩ 3 thoughts on “Tóm tắt sách – The McKinsey Way – Cách thức giải quyết vấn đề trong Kinh doanh.

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất /  Thay đổi )

Google photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google Đăng xuất /  Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất /  Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất /  Thay đổi )

Connecting to %s